Digitale Eventplanung bei Stagelight
Vectorworks im Rampenlicht
Für Stagelight ist Vectorworks Spotlight das zentrale Werkzeug, um die zunehmend komplexeren Anforderungen in der Eventbranche zu bewältigen. Die Spezialisten verlassen sich auf die Software von der ersten Skizze über detaillierte Fachplanungen bis zur finalen Ausführung. Mit einer konsequenten Planung in 3D, kundenorientierten Visualisierungen und modernen Austauschformaten wie MVR und GDTF setzt das Unternehmen auf Effizienz und Präzision – und sorgt im Schatten der Scheinwerfer dafür, dass trotz hektischer Änderungen in letzter Minute alles reibungslos abläuft und die Stars ihren Fans ein unvergessliches Erlebnis bieten können.
Seit über 30 Jahren setzt Stagelight Maßstäbe in der Veranstaltungsbranche. Mit einem Team von 40 Spezialisten und zahlreichen Freelancern betreut das Unternehmen einige der größten Musikfestivals der Schweiz, darunter das Open Air Frauenfeld und das Open Air St. Gallen. Auch bei Galas, Corporate Events oder Generalversammlungen sorgen die Profis aus Herisau und Zofingen für beeindruckende Inszenierungen. Ihr Erfolg basiert auf viel Erfahrung und einer effizienten Planung mit Vectorworks Spotlight.
Ein Werkzeug, das alles abdeckt
Bereichsleiter Licht Stefan Rüttimann, der seit 17 Jahren bei Stagelight arbeitet, beschreibt Vectorworks als das ultimative „All-in-One“-Tool. „Vom ersten Entwurf bis zur finalen Ausführung – wir machen alles in Vectorworks. Bühne, Lichtplanung, Audiokonzeption, Rigging und Visualisierungen.“ Rüttimann arbeitet konsequent in 3D: „In einem 3D-Modell sieht man die Probleme viel schneller. Etwa, wenn ein Lüftungsrohr eine Kollision mit einer Plane verursacht. Solche Konflikte sind im Schnitt schwer zu erkennen, springen im 3D-Modell aber sofort ins Auge.“
Ein Beispiel dafür ist das Open Air Frauenfeld, das Stagelight seit 1987 komplett betreut – von Licht und Audio bis zur Stromversorgung. Die Planung beginnt mit dem Bühnenbau, Rüttimann importiert und vereinfacht anschliessend die detaillierten 3D-Modelle der Bühnenbauer. „Die Modellierfunktionen in Vectorworks sind extrem effizient. Wenn ein Plan nur in 2D vorliegt, baue ich die Bühne schnell in 3D nach.“
Flexible Planung in Echtzeit
Eines der größten Probleme bei Festivals sind ständig wechselnde Anforderungen. Während die Grundkonstruktionen der Bühne, das Basis-Setup oder die Audiotechnik über das gesamte Festival hinweg unverändert bleiben, bringen die Bands oft eigene Lichtplaner mit, die individuelle Shows umsetzen möchten. „Manchmal führt das zu einem Hin und Her“, sagt Rüttimann. „Neue Anforderungen fünf Tage vor dem Konzert können Änderungen bei Bühne, Licht und Rigging nach sich ziehen. Und die Dachlast bei Festivals erreicht häufig 100 Prozent. Da hilft nur eine sehr genaue, saubere Planung."
Für diese Flexibilität verlässt sich Stagelight auf digitale Planungsprozesse. „In den letzten Tagen sind Pläne schon veraltet, wenn sie aus dem Drucker kommen. Deshalb steht man auf der Baustelle und arbeitet direkt auf dem Tablet oder Laptop.“ Für Ordnung sorgt dabei eine differenzierte Ebenenstruktur. „Für das Open Air Frauenfeld arbeiten wir mittlerweile mit 150 Ebenen. So ist klar, wo Anpassungen vorgenommen werden, ohne den Gesamtplan zu gefährden.“
Effiziente Zusammenarbeit mit Datenaustausch via MVR
Ein Schlüsselaspekt ist der reibungslose Datenaustausch zwischen allen Planungsbeteiligten – von Licht- und Toningenieuren bis zu Statikern. Dafür setzt das Unternehmen auf den von der Firma Vectorworks entwickelten Standard MVR (My Virtual Rig). Dieses Austauschformat versorgt Konsolen oder Visualisierungsprogramme direkt mit Planungsdaten wie Scheinwerferpositionen oder Bühnenlayouts. „Im Vergleich zum früheren Datenaustausch mit XML und PDF spart das enorm viel Zeit“, erklärt Rüttimann. Allerdings gibt es noch keine eingespielten Standards, diese sind noch am Entstehen. „Die Frage ist: Welche Daten gehören ins MVR und welche nicht? Lichtkonsolen benötigen keine Informationen zur Bühne, für Visualisierungen sind diese Daten aber wichtig. Diese Fragen klären wir gerade mit unseren Planungspartnern.“
Visualisierungen: Überzeugen auf den ersten Blick
Intensiv genutzt werden bei Stagelight auch die Visualisierungsfunktionen von Vectorworks. "Realistische 3D-Darstellungen helfen uns nicht nur bei der internen Planung, sondern auch bei der Kundenkommunikation“, betont Rüttimann. Besonders bei Offerten und ersten Konzeptpräsentationen sind Visualisierungen ein entscheidender Vorteil: „Kunden können sich anhand eines 2D-Plans nicht vorstellen, wie das Event aussehen wird. Ein 3D-Bild vermittelt sofort einen klaren Eindruck.“
Auch in der Zusammenarbeit mit externen Lichtplanern spielen Visualisierungen eine Rolle. „Manchmal verstehen externe Planer nicht sofort die Einschränkungen, die eine Location mit sich bringt, etwa die Höhe der runden Bühne in St. Gallen. Eine Visualisierung macht solche Dinge schnell deutlich.“
Interne Ausbildung: Know-how für alle
Aus- und Weiterbildung wird bei Stagelight grossgeschrieben. „Wir nutzen die University von Vectorworks und die vielen Tutorials im Kundenportal intensiv“, erzählt Rüttimann. Zudem organisiert er regelmäßig Schulungen im eigenen Haus. „Wir arbeiten praxisorientiert: Eine konkrete Fragestellung nehmen wir zum Anlass, das Thema allen zu erklären.“ Besonders im Bereich 3D-Planung und MVR-Daten werden die Mitarbeitenden in solchen Workshops kontinuierlich geschult.
Die Zukunft: Kollaboration, VR und Georeferenzierung
Ein Blick in die Zukunft zeigt, dass die Eventbranche zügig auf dem Weg der Digitalisierung voranschreitet. Potenzial sieht Rüttimann in der Integration von Geodaten in Vectorworks-Plänen: „Statt eines gemeinsamen Nullpunkts könnten wir künftig mit GIS-Daten arbeiten, was gerade bei unebenem Gelände wie dem Gurtenfestival enorme Vorteile hätte.“ Auch die Zusammenarbeit aller Beteiligten wird mit zunehmender Standardisierung immer einfacher, ähnlich wie es der BIM-Prozess in der Architektur möglich macht.
Ein weiterer Trend ist der Einsatz von Virtual Reality (VR). „Wir können heute schon Events digital begehbar machen, aber der Aufwand ist noch hoch. Ich stelle mir vor, dass wir bald gemeinsam mit dem Kunden über ein virtuelles Festivalgelände gehen, die Lichtshow ansehen und Änderungen direkt in Echtzeit umsetzen.“
